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H/F Assistante de Business Unit IT – Anglais

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Contrat
CDI
Référence de l'offre
ASIP20

Sword, entreprise de services du numérique, recrute pour son entité SIP basée à Paris, un(e) assistant(e) qui sera en charge de toutes les missions opérationnelles de son activité. Formé(e) aux procédures et outils de la société, vous serez aussi un lien entre l’entité et le siège, et le référent administratif pour les collaborateurs.

L’entité SIP est spécialisée dans la mise en place de solutions informatiques sur le marché de la propriété intellectuelle (offices nationaux, organisations internationales et secteur privé). La plupart de ses clients sont à l’étranger. Elle compte une cinquantaine de collaborateurs principalement localisés sur le site de Paris, mais susceptibles de se déplacer pour des missions de durées plus ou moins longues sur les sites clients.

Principales Responsabilités

En coordination avec la direction de l’entité, vous prenez en charge l’assistanat de la Business Unit en assurant les missions suivantes :

Gestion commerciale et comptable

  • Reporting groupe (tableaux de gestion, comptabilité analytique)
  • Suivi administratif des clients : suivi des contrats clients, bons de commande, facturation, relance impayés
  • Suivi des fournisseurs
  • Préparation des propositions commerciales et dossiers d’appels d’offres avec les équipes commerciales et techniques

Gestion du personnel

  • Préparation des contrats et constitution des dossiers d’embauche ;  suivi des contrats spécifiques (CDI/apprentissage/Stages/VIE)
  • Intégration des nouveaux collaborateurs
  • Suivi des congés, déclaration arrêt maladie /​ accident du travail
  • Suivi et organisation des formations
  • Suivi carrière
  • Gestion et contrôle des notes de frais
  • Préparation des éléments de la paie

Gestion administrative – divers

  • Elaboration des fiches projets et suivi de la mise à jour des CV des collaborateurs
  • Gestion de l’inventaire pour le suivi du matériel : poste de travail, téléphone…
  • Organisation de réunions
  • Gestion des missions (voyages, hôtels, visas, ordres de mission)
  • Accueil téléphonique et physique

Profil recherché

  • De niveau Bac+​2 /4, vous disposez d’une expérience sur un poste d’assistanat de gestion dans le secteur du service, idéalement acquise au sein d’une ESN.​
  • Un bon niveau d’anglais est impératif (nos clients sont internationaux)  
  • Efficacité – rigueur – organisation – autonomie – disponibilité – discrétion – polyvalence
  • Sens des responsabilités, esprit d’équipe et de communication
  • Bonne maîtrise de la bureautique (notamment Excel et Word)

Détail du contrat

Poste en CDI, temps plein, basé à Paris 12ème.​

Pour postuler : envoyez votre CV et lettre de motivation par email en précisant votre disponibilité et vos prétentions de salaire.

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